Como manter o seu CRM limpo e pronto para IA (Data Quality 101)

Uma base de dados limpa é o alicerce de qualquer sistema inteligente.

Mesmo as soluções de IA mais avançadas não conseguem produzir bons resultados se forem alimentadas com informação incorreta, incompleta ou desatualizada.

É por isso que a HubSpot criou o Data Quality, um conjunto de funcionalidades integradas no Data Hub que monitoriza, corrige e padroniza dados automaticamente.

O objetivo é garantir que a sua empresa trabalha sempre com dados consistentes, completos e prontos para IA.

Como dizemos na SmartLinks:

“Não há IA inteligente com dados desarrumados.”

 

O impacto dos dados sujos na IA

Antes de falar em automação e inteligência artificial, é importante compreender o que está em jogo quando a higiene de dados é negligenciada.

 

Consequências diretas de dados sujos:

• Modelos de IA imprecisos: informações duplicadas, erros de formatação e lacunas reduzem a precisão das recomendações e previsões.

• Campanhas mal segmentadas: listas incorretas ou desatualizadas levam a comunicações erradas e perda de confiança.

• Perda de produtividade: equipas comerciais e de marketing desperdiçam tempo a corrigir registos manualmente.

• Problemas de compliance: dados obsoletos ou inconsistentes aumentam o risco de falhas em políticas de privacidade e RGPD.

Em resumo: dados sujos não são apenas um problema técnico — são um entrave direto à performance e à reputação da sua empresa.

 

O que o Data Quality faz de forma automática

O Data Quality é o “agente de limpeza” permanente do seu CRM.

Funciona em segundo plano, analisando continuamente os registos e corrigindo anomalias sem necessidade de intervenção manual.

As principais tarefas automáticas incluem:

1. Deteção e remoção de duplicados

   • Identifica duplicados com base em propriedades como nome, email, telefone ou domínio.

   • Utiliza IA para reconhecer variações (ex.: “João Silva” vs “J. Silva”).

   • Permite configurar regras de correspondência e resolução automáticas.

2. Correção de formatação

   • Normaliza capitalização, telefones e endereços de email.

   • Elimina espaços, caracteres duplicados e símbolos incorretos.

   • Pode aplicar regras de formato personalizadas por propriedade.

3. Enriquecimento e completude

   • Preenche automaticamente propriedades em falta, recorrendo a dados de conversas, interações e fontes externas verificadas.

   • Por exemplo: cargo, empresa, país, setor ou tamanho da organização.

4. Monitorização contínua da qualidade de dados

   • Gera um painel de controlo visual com indicadores de saúde dos dados (Data Health).

   • Notifica administradores sobre propriedades com inconsistências recorrentes.

Com estas automações, o Data Quality liberta as equipas da sua empresa das tarefas de manutenção manual e assegura que a IA trabalha com dados precisos.

 

Como configurar regras de deduplicação e formatação

Configurar o Data Quality é simples e pode ser feito diretamente na área Data Hub → Data Quality Overview.

 

Passos principais:

1. Aceda ao painel de Data Quality.
   Verá uma lista de propriedades e objetos (contactos, empresas, negócios) com problemas detetados.

2. Ative a deduplicação automática.

   • Escolha as propriedades principais para correspondência (por exemplo, “email” e “domínio da empresa”).

   • Defina se as duplicações devem ser fundidas automaticamente ou enviadas para revisão.

3. Configure regras de formatação.

   • Aplique padrões como “Primeira Letra Maiúscula” para nomes ou “+351” para números nacionais.

   • Pode criar regras personalizadas para campos específicos.

4. Acompanhe a evolução.

   • O sistema regista o número de problemas resolvidos e o nível de qualidade atual por objeto.

   • Utilize os relatórios de Data Quality para auditorias periódicas.

Dica SmartLinks: combine estas regras com workflows que bloqueiem a criação de registos sem propriedades obrigatórias (ex.: sem email ou empresa associada).

 

Integração com o Data Hub e o Breeze Assistant

O Data Quality é um dos pilares do Data Hub, e trabalha em conjunto com outros módulos para garantir consistência total em toda a plataforma.

• Com o Data Hub: o Data Quality deteta problemas enquanto o Data Studio transforma e sincroniza dados entre aplicações.

• Com o Breeze Assistant: é possível criar fluxos de automação para gestão de qualidade.

 

Exemplos de automações com Breeze Assistant:

• “Notificar o administrador quando o nível de qualidade de dados cair abaixo de 80%.”

• “Fundir automaticamente contactos duplicados com base no mesmo domínio.”

• “Padronizar campos de telefone de todos os novos registos.”

Desta forma, a sua empresa assegura uma governança contínua, com IA a monitorizar, corrigir e otimizar a qualidade de dados em tempo real.

 

Antes de ativar agentes de IA ou automações complexas, confirme que o seu CRM cumpre os seguintes pontos:

Objetivo: atingir pelo menos 90% de pontuação no Data Health Score do HubSpot antes de implementar soluções de IA.

 

Perguntas Frequentes

1. O Data Quality está disponível em todos os planos HubSpot?
Uma versão limitada está incluída nos planos Starter e superiores. Funcionalidades avançadas (regras personalizadas, automação e deduplicação automática) requerem o Data Hub Professional ou Enterprise.

2. As correções são feitas automaticamente?
Sim. Pode optar por correção manual, automática ou híbrida (com aprovação do administrador).

3. O Data Quality consome créditos HubSpot?
Não. As funcionalidades de Data Quality não consomem créditos; apenas o Data Studio, à data (sincronizações externas) utiliza créditos adicionais.

4. Posso restaurar dados após uma fusão?
Sim. Todas as alterações são registadas no histórico do registo e podem ser revertidas através do log de atividades.

5. Como medir o impacto da limpeza de dados?
Acompanhe o indicador Data Health Score e os relatórios de duplicação resolvida — ambos disponíveis no painel de Data Quality Overview.

 

Em conclusão

A implementação de IA e automações inteligentes começa com uma base sólida: dados limpos, completos e coerentes.

O Data Quality permite que a sua empresa alcance esse padrão de excelência, eliminando erros humanos e garantindo confiança total nas decisões baseadas em dados.

 

Na SmartLinks, reforçamos sempre a mesma ideia:

“A Inteligência Artificial não corrige dados maus, apenas os multiplica. Corrija primeiro os dados, e a IA fará o resto.”